Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité de Staffing MS - Version 08-08-2023

A propos de Staffing
Staffing Management Services B.V. et son entité affiliée Staffing MS Broker B.V. (ensemble : Staffing) sont des filiales de HFBG Holding B.V. (ensemble avec Staffing également appelé : HeadFirst Group, nous, notre, nos). HeadFirst Group propose notamment un bureau d'embauche à ses clients et d'autres services visant à rapprocher l'offre et la demande de personnel temporaire.

Notre relation avec vous
Votre vie privée est importante pour nous. Cette déclaration explique quelles données personnelles HeadFirst Group traite, comment HeadFirst Group les traite et à quelles fins. Veuillez lire attentivement cette déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos services (bureau de location, services intermédiaires et/ou services complémentaires), lorsque vous visitez l'un de nos sites web et lorsque vous nous contactez. Par exemple, sur nos sites web, vous pouvez nous contacter par courrier électronique, demander des informations ou discuter avec nous. Avant d'utiliser des services intermédiaires, nous pouvons traiter des données à caractère personnel lorsque vous les introduisez vous-même dans nos systèmes ou lorsque votre employeur ou client les introduit. Ces données peuvent être utilisées pour répondre à des appels d'offres.

1. Qui sont les responsables du traitement des données ?

Le responsable du traitement détermine la finalité et les moyens du traitement des données. En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), la plupart des obligations incombent au responsable du traitement des données, qui est également le premier point de contact pour vous en tant que personne concernée. Vous trouverez ci-dessous une ventilation de ces obligations. Dans presque tous les cas, HeadFirst Group est considéré comme un responsable indépendant du traitement des données, à l'exception du cas où votre employeur a introduit vos données dans notre système et que vous n'avez jamais été placé en mission par l'intermédiaire de HeadFirst Group ou lorsque le contrat entre le fournisseur ou le travailleur indépendant est conclu directement avec le client et que HeadFirst Group n'a joué qu'un rôle d'intermédiaire dans ce contrat. Dans ce dernier cas, HeadFirst Group est le sous-traitant agissant sur instruction du Client qui est alors désigné comme responsable du traitement.

Trois variantes sont envisageables :

Vous êtes indépendant ? Dans ce cas, vous devez traiter avec deux responsables du traitement de vos données (le client et le groupe HeadFirst).
Vous êtes employé par un fournisseur d'un client ? Dans ce cas, vous devez traiter avec trois responsables du traitement (votre employeur, HeadFirst Group et le donneur d'ordre).
Utilisez-vous le service premium et/ou excellent ? Dans l'affirmative, l'assureur qui vous a délivré le certificat est indépendamment responsable du traitement en ce qui concerne ses services.

Le mandant en tant que responsable du traitement des données

Avez-vous une question et/ou une demande relative à la protection de la vie privée à adresser au directeur de l'école ? Si c'est le cas, vous pouvez contacter directement le donneur d'ordre à cette fin. Vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées que vous trouverez dans la déclaration de confidentialité du donneur d'ordre.

L'employeur en tant que responsable du traitement des données

Vous avez une demande à adresser à votre employeur ? Dans ce cas, vous pouvez contacter directement votre employeur. Vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées que vous trouverez dans la déclaration de confidentialité de votre employeur. Vous n'avez pas encore rempli de mission via HeadFirst Group, aucune offre n'a été faite et vous n'avez pas encore commencé ? Dans ce cas, votre employeur peut supprimer vos données dans la Plateforme via son compte.

Le fournisseur indépendant en tant que responsable du traitement des données

Si vous êtes un travailleur indépendant et que vos données personnelles nous sont communiquées par un fournisseur, ce dernier doit être considéré comme un responsable indépendant du traitement des données à cette fin. Le fournisseur détermine alors la finalité et les moyens, et agit comme premier point de contact pour que vous puissiez exercer vos droits en vertu de la LAV. Le fournisseur peut avoir sa propre déclaration de confidentialité et ses propres conditions générales. Nous vous recommandons de les consulter. Nous ne sommes pas responsables des données personnelles traitées par le fournisseur. La présente déclaration de confidentialité ne couvre que le traitement ultérieur des données à caractère personnel par nos soins.

Vous n'avez pas encore terminé une mission par l'intermédiaire de HeadFirst Group, aucune offre n'a été faite et vous n'avez pas commencé ? Dans ce cas, votre fournisseur peut supprimer vos données.

L'assureur en tant que responsable du traitement des données

Avez-vous une question et/ou une demande à adresser à l'assureur ? Au moment de la conclusion du contrat, vous ou votre employeur avez été informés de l'endroit où vous pouvez trouver la déclaration de confidentialité de l'assureur. Vous avez une question et/ou une demande à adresser à l'assureur ? Dans ce cas, vous pouvez vous adresser directement à l'assureur. Vous pouvez le faire en contactant les coordonnées figurant dans la déclaration de confidentialité de votre assureur.

Le groupe HeadFirst en tant que contrôleur (conjoint)

Dans le cadre de la fourniture de services par HeadFirst Group
Nous traitons des données à caractère personnel lorsque des services (à la fois des services intermédiaires et des services supplémentaires) sont utilisés. HeadFirst Group fournit des services à partir de plusieurs entités, chacune faisant partie à 100 % du même groupe (HFBG Holding B.V.). Pour les services fournis par Staffing, Staffing Management Services B.V., situé à Oostmaaslaan 71, 3063 AN à Rotterdam, est le principal responsable du traitement des données dans la présente déclaration de confidentialité. Vous pouvez nous joindre par téléphone au 010 - 760 0900, par e-mail à privacy@headfirst.nl.

Les autres entités qui font partie du groupe HeadFirst et qui peuvent traiter vos données personnelles en tant que responsable du traitement comprennent, sans s'y limiter, (les filiales et les sociétés sœurs de) : Associates B.V., Between Staffing B.V., Designated Professionals B.V., EXPR B.V., Fast Flex B.V., Fast Flex Sourcing B.V., HeadFirst Germany GmbH, HeadFirst IT B.V., HeadFirst Poland sp. z o.o., Jenrick Nederland B.V., Jenrick Payroll Services B.V., Myler B.V., Oyster Coast B.V., Proud ICT B.V., Proud Payroll B.V., Source Automation B.V., Source Automation BV. (Belgique), Source Automation Luxembourg SA, Source Payroll Services B.V., Sterksen B.V., StarApple B.V. et Yellow Friday B.V. Chacune de ces entités, en plus de faire partie de ce groupe, est également contractuellement tenue de traiter les données de manière responsable, conformément à la présente déclaration de confidentialité.

Dans le cadre d'autres activités, y compris les contacts avec les clients, le marketing direct et les visites de sites web.
Outre les données à caractère personnel aux fins des services d'intermédiation, nous collectons également des données à caractère personnel pour nos propres besoins (y compris les contacts avec les clients, le marketing direct et les visites de sites web, qui sont expliqués dans la section "Objectifs"). Étant donné que nous déterminons la finalité et les moyens, nous sommes considérés comme un contrôleur de données indépendant.

Employés du client
Nous traitons également les données des personnes de contact du client. En ce qui concerne ces données, HeadFirst Group est considéré comme un contrôleur de données.

2. Centre de contact

Si vous avez des questions ou des demandes concernant le sort de vos données personnelles, veuillez contacter HeadFirst Group. Vous ne savez pas qui est le responsable du traitement ou à qui vous adresser pour toute question relative au traitement des données par HeadFirst Group ou par son intermédiaire ? Pour toute question relative à la confidentialité des services de Staffing, vous pouvez nous contacter par téléphone au 010 - 760 0900 ou par courriel à privacy@headfirst.nl. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à trouver une solution. Si vous n'y parvenez toujours pas, vous pouvez vous adresser à l'Autorité des données personnelles(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap).

3. Quel est le type de données à caractère personnel traitées ? Dans quel but et sur quelle base ?

Nous traitons différents types de données à caractère personnel vous concernant, par exemple parce que vous avez créé un profil et téléchargé un CV. Lorsque vous utilisez le bureau de recrutement, différentes catégories de données à caractère personnel sont collectées au cours du processus. Les données collectées sont principalement déterminées par la loi et dépendent également du service supplémentaire choisi et des exigences du client en matière de personnel flexible.

Nous ne traitons les données à caractère personnel que lorsqu'il existe une (ou plusieurs) base(s) pour le faire :

(1) Exécution du contrat.
En tant qu'intermédiaire, nous sommes l'intermédiaire contractuel dans l'embauche de personnel flexible. Nous concluons et gérons des contrats avec des professionnels, des fournisseurs et des clients sur la base desquels nous traitons des données à caractère personnel. Outre les données à caractère personnel des contrats eux-mêmes, cela couvre également les données à caractère personnel requises par les contrats. Il est donc également possible que nous vous demandions des données à caractère personnel avant la conclusion d'un contrat afin de pouvoir le mettre en œuvre. Par la suite, il est également possible que des enquêtes soient envoyées afin d'améliorer nos services et/ou (d'obtenir) des informations sur (les circonstances de l'exécution) des contrats avec les clients.

(2) Consentement.
Dans certains cas, nous pouvons vous demander votre consentement avant de procéder au traitement des données. Par exemple, nous vous demanderons votre consentement avant de vous envoyer certaines nouvelles. Une fois que vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, après quoi nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel aux fins auxquelles le consentement se rapporte. Vous pouvez retirer votre consentement en cliquant sur le bouton "se désinscrire" au bas de l'article concerné.

(3) Obligation légale.
En tant qu'intermédiaire, nous sommes tenus de traiter certaines données à caractère personnel. Il s'agit par exemple des obligations découlant de la Wet allocatie arbeidskrachten door een intermediair (Waadi), de la Wet arbeid vreemdelingen (Wav) ou des obligations fiscales. Une obligation légale peut également signifier que nous sommes obligés de partager certaines données personnelles avec des clients, des superviseurs ou d'autres tiers pour le traitement. Lorsque nous sommes obligés de le faire, nous partageons ces données avec la partie concernée.

(4) Intérêt légitime.
Nous pouvons traiter des données à caractère personnel parce que nous avons un intérêt légitime à le faire, ou parce que l'organisation à laquelle nous fournissons vos données à caractère personnel a un intérêt légitime. C'est le cas, par exemple, lorsque nous voulons prévenir ou minimiser le risque de dettes fiscales, ou lorsque nous voulons détecter et prévenir la fraude. Nous avons également un intérêt légitime à pouvoir traiter ultérieurement les données à caractère personnel des professionnels inclus dans la Plateforme avec leur consentement afin de pouvoir fournir nos services et déployer le professionnel dans le cadre d'une mission. Nous avons également un intérêt légitime à agréger et anonymiser les données personnelles pour réaliser des analyses de marché afin d'améliorer nos services. Nous mettons toujours en balance nos intérêts et ceux des personnes concernées. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations à ce sujet, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Centre de contact" de la présente déclaration de confidentialité.

A. Visiteurs de nos sites web et/ou lecteurs de nos mailings

Nous utilisons plusieurs sites web (ci-après dénommés collectivement les sites web). Lorsque vous visitez nos sites web, vous pouvez nous fournir des données à caractère personnel, par exemple lorsque vous nous envoyez une question ou une demande par courrier électronique, ou lorsque vous utilisez une fonction de chat ou un formulaire de contact sur nos sites web. Dans ce contexte, nous pouvons traiter votre nom, votre adresse électronique ou d'autres coordonnées. Nous traitons également d'autres données personnelles dans la mesure où vous les fournissez avec votre question ou demande ou dans le chat. Nous collectons ces données à caractère personnel parce que, le cas échéant, nous devons exécuter l'accord que nous avons conclu avec vous. Si aucun accord n'a encore été conclu (et que la question porte, par exemple, sur le fonctionnement de l'inscription au service de recrutement), ces données sont traitées sur la base de l'intérêt légitime à ce que la question reçoive une réponse adéquate.

Nous vous offrons la possibilité de vous abonner à nos bulletins d'information et à d'autres messages de marketing direct émanant de nous et/ou d'autres entités de notre groupe. Nous pouvons également, si vous avez donné votre accord, envoyer des messages concernant des initiatives de partenaires avec lesquels nous travaillons. Vous pouvez facilement vous désabonner des messages que nous vous envoyons à tout moment en utilisant le lien de désabonnement dans les courriels ou en ajustant vos préférences dans la zone de votre profil. Nous utilisons des techniques de suivi courantes qui nous permettent d'évaluer la portée et l'efficacité de nos messages de marketing direct. Si vous ouvrez un bulletin d'information ou un courriel commercial de notre part, nous pouvons savoir quand vous l'avez ouvert et sur quelles parties vous avez cliqué. Pour ce faire, nous traitons votre adresse électronique, votre adresse IP, l'heure de réception, l'heure d'ouverture et le comportement de clic. Le premier objectif est de vous informer sur les services fournis par HeadFirst Group et ses partenaires, ainsi que sur les évolutions pertinentes du marché. Le second objectif est de réaliser des activités de marketing et de promotion de nos services et d'en mesurer l'efficacité. Nous pouvons ainsi améliorer nos services et adapter nos informations et notre communication aux groupes cibles concernés. Les lettres d'information et autres messages de marketing direct sont envoyés sur la base du "consentement", qui peut être retiré à tout moment. En outre, les données collectées sont analysées et traitées sur la base de l'intérêt légitime afin de mesurer l'efficacité des activités de marketing et de promotion.

B. Données à caractère personnel générées par nos sites web

Nous utilisons des cookies et des techniques similaires sur nos sites web et dans l'environnement de nos applications. Lorsque vous visitez les sites web, certaines données sont traitées et générées, telles que votre adresse IP, des données sur votre navigateur, des données sur votre comportement de navigation, la date et l'heure de votre visite et la façon dont vous naviguez sur nos sites web. Le consentement est demandé pour les cookies de préférence, les cookies analytiques et les cookies de marketing. Parce que nous voulons garantir votre vie privée et améliorer la convivialité du site Inhuurdesk, nous pensons qu'il est important que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons des cookies. Nous vous conseillons de consulter les déclarations relatives aux cookies sur nos sites web. Les données sont en partie basées sur la "permission" et en partie sur l'"intérêt légitime" pour permettre au site web et au bureau de location de fonctionner.

C. Utilisateurs du guichet d'embauche

Lorsque vous vous inscrivez ou êtes inscrit sur le bureau de location, des données personnelles sont collectées auprès de vous, divisées en phases aux fins de la minimisation des données. Une distinction est faite entre les professionnels indépendants et les employés des fournisseurs.

v Professionnels indépendants et (professionnels des) fournisseurs utilisant le bureau de recrutement

Phase 1 : S'inscrire en tant que professionnel indépendant
Lorsque vous vous inscrivez en tant que professionnel indépendant sur le Hire Desk, nous vous demandons de saisir les données personnelles suivantes : Numéro de chambre de commerce, nom de l'entreprise, segments pour lesquels vous souhaitez vous inscrire, nom, date de naissance, adresse électronique, nom d'utilisateur, numéro de téléphone et numéro de compte bancaire. Sur la base de votre numéro de chambre de commerce, nous ajouterons également votre numéro d'identification TVA à votre profil. Nous créerons alors un numéro de profil unique pour vous. Sans ces données personnelles, nous ne pouvons pas finaliser votre inscription.

L'objectif de cet enregistrement est l'exécution du contrat et l'intérêt légitime des deux parties (c'est-à-dire l'accès au bureau d'embauche pour vous et un dossier à jour pour HeadFirst Group). En outre, HeadFirst Group peut vérifier si le compte a été créé correctement.

Phase 1 : S'inscrire en tant que fournisseur.
Si vous êtes une personne de contact du fournisseur, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes : nom, sexe, coordonnées de l'organisation pour laquelle vous travaillez, adresse électronique, numéro de téléphone (mobile), mot de passe et nom d'utilisateur. Nous vous demandons également de fournir des données sur l'organisation pour laquelle vous travaillez, telles que le nom de l'organisation, le numéro de la chambre de commerce, le numéro de TVA et la ou les personnes autorisées à signer. Nous traitons également un numéro de profil, des données relatives à la création de votre compte fournisseur et à son statut, ainsi que des données relatives aux contacts que vous avez eus avec nous. L'enregistrement de ces données a pour but de savoir avec qui les contacts sont maintenus (intérêt légitime) et de pouvoir contracter rapidement et correctement lorsqu'un contrat est attribué à un professionnel employé par le fournisseur (exécution du contrat).

Phase 2 : Compléter votre profil d'indépendant.
Une fois que vous vous êtes inscrit, nous vous demandons de compléter votre profil et de fournir des données qui nous permettront de vous présenter à des clients ou de répondre à des missions. À cette fin, les données personnelles suivantes peuvent être fournies : Nom de naissance, indicatif d'appel, sexe, type de document d'identité et données relatives au document d'identité, adresse, code postal, ville, pays, date de naissance, pays de naissance, nationalité, état civil et un lien vers votre propre site web ou profil LinkedIn. En outre, aux fins de votre réponse à une candidature, vous pouvez fournir les données et documents suivants :

Financier. Adresse de facturation (code postal, numéro de rue) et ville, personne de contact pour la facture, adresse électronique pour les factures, numéro de téléphone pour les factures, numéro de TVA, numéro d'impôt sur les salaires, nom et fonction du signataire autorisé, profil du pays pour le régime de TVA, numéro de compte bancaire (BIC et IBAN), compte G, nom du compte bancaire.
Disponibilité et taux. Quand vous êtes disponible, votre taux horaire, combien d'heures par semaine vous êtes disponible et quels sont les emplois pour lesquels vous êtes disponible.
Caractéristiques. Sous "Caractéristiques", vous pouvez télécharger certains documents tels que votre CV, une copie de votre pièce d'identité (si elle est nécessaire à des fins de sélection ou de vérification), un extrait de la chambre de commerce, un VOG ou des informations sur un examen préalable à l'embauche (EPE). Vous pouvez également ajouter ici des informations supplémentaires sur votre parcours professionnel, telles que votre poste actuel, votre niveau d'études, le nombre d'années d'expérience. Vous pouvez également fournir des informations supplémentaires sur votre formation, votre expérience professionnelle, vos connaissances et compétences informatiques et linguistiques.

Lors de la création et de l'utilisation de votre profil, il n'est pas obligatoire d'y introduire les données personnelles susmentionnées. Cependant, certaines applications peuvent vous demander de compléter vos données personnelles ou des documents. Si vous ne fournissez pas ces données, il est possible que vous ne puissiez pas être affecté à une mission.

Dans la mesure où la loi le permet ou l'exige, nous pouvons vous demander votre BSN. Nous ne vérifions votre identité sur la base d'un document d'identité valide que lorsque nous sommes légalement tenus de le faire (c'est-à-dire dans le cadre d'une commande). Nous pouvons également faire appel à un prestataire de services externe pour vérifier votre identité en notre nom. Cette vérification se fait de manière numérique. Le prestataire de services traite les données à caractère personnel relatives à votre preuve d'identité, une photo de vous et votre adresse électronique. Nous obtenons le résultat du contrôle et la date à laquelle le contrôle a été effectué. Si vous ne souhaitez pas que votre preuve d'identité soit contrôlée numériquement, vous pouvez choisir de vous rendre dans nos bureaux pour le contrôle d'identité. Nous noterons la date du contrôle et les informations relatives au document d'identité contrôlé, telles que le type de document, le pays de délivrance, le numéro et la durée de validité. Si vous êtes ressortissant d'un pays situé en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse, ou si vous avez la nationalité croate, nous pouvons vous demander un permis de travail. Dans ce cas, nous pouvons conserver une copie de votre passeport et une copie du permis correspondant.

Dans l'environnement de votre profil, nous traitons les données relatives à vos missions et aux accords que nous avons conclus avec vous dans ce contexte. Nous pouvons utiliser des identifiants uniques, tels qu'un numéro d'affectation, à cette fin. La base est l'exécution de l'accord (si une mission vous est attribuée) et l'intérêt légitime des deux parties (c'est-à-dire la possibilité pour vous de postuler rapidement à une partie des missions et un dossier à jour pour HeadFirst Group. En effet, HeadFirst Group ne devra vérifier des données telles que l'identité qu'une seule fois en cas de missions successives).

Dans le bureau de recrutement, vous pouvez répondre aux demandes des clients. Dans votre profil, vous trouverez un aperçu des demandes auxquelles vous avez répondu et de leur statut. Vous y trouverez le numéro de la candidature et les détails de celle-ci. Vous pouvez également consulter une vue d'ensemble de toutes les candidatures auxquelles vous avez répondu. Lorsque vous avez répondu à une candidature et que celle-ci a donné lieu à une mission, vous pouvez trouver ces missions dans votre profil. Nous affichons également vos feuilles de temps et vos factures dans le bureau de recrutement. Celles-ci indiquent le nombre d'heures que vous avez consacrées à une mission, votre taux horaire et les montants déclarés. Dans certains cas, un client peut effectuer ou faire effectuer une vérification préalable à l'embauche (VPE). Les résultats de la PSE sont enregistrés dans votre aperçu des candidatures et des missions.

Nous enregistrons votre accès et votre utilisation du bureau de location. Vous pouvez consulter l'enregistrement dans votre profil. Vous pouvez y voir quand vous vous êtes connecté (date, heure), votre système d'exploitation et votre navigateur.

Ses objectifs sont les suivants

La possibilité de comparer rapidement les professionnels disponibles afin que la bonne personne arrive au bon endroit (intérêt légitime) ;
Pour être en mesure de fournir la bonne adéquation entre la mission du client et le professionnel le mieux adapté à cette mission (intérêt légitime) ;
pouvoir présenter et mettre rapidement des professionnels à la disposition des clients (intérêt légitime) ;
La conclusion d'un accord avec des données correctes (qualité des données) lors d'une mission, à la fois pour vous et pour le client final.

Si une mission n'a pas encore été attribuée et n'a pas été remplie dans le passé, ces données peuvent être ajustées dans le bureau de recrutement. Après l'attribution, ces données peuvent être ajustées et réutilisées (si elles sont toujours d'actualité) pour des attributions futures (à l'exception des données d'identification vérifiées).

Phase 2 : Profil de l'offre en tant que fournisseur.
En tant que fournisseur, vous pouvez enregistrer un employé ou un travailleur indépendant en tant que professionnel (et en tant qu'employé ou travailleur indépendant d'un fournisseur, vous pouvez être enregistré) sur le bureau de location et, via le bureau de location, proposer (ou se voir proposer) des missions aux clients. Les données à caractère personnel des profils complétés des professionnels (ou de vous-même) seront également traitées conformément à la présente déclaration de confidentialité. En ce qui concerne les professionnels, les dispositions suivantes s'appliquent. Lorsque le fournisseur vous inscrit en tant que professionnel sur le bureau de recrutement, nous lui demandons de remplir les données personnelles suivantes (obligatoires) : nom et prénom, sexe, adresse et code postal, adresse électronique, pays d'origine et nationalité, numéro de téléphone (mobile), date de naissance. Nous traiterons vos données personnelles afin de faciliter votre enregistrement par le fournisseur et de vous inclure dans la base de données du bureau de location.

Lorsque vous êtes enregistré par un fournisseur, vous ne disposez pas encore de votre propre compte avec votre propre mot de passe. Le fournisseur nous fournit vos données personnelles. Lorsque vous êtes placé en mission chez un client, vous recevez un profil d'employé dans lequel vous pouvez trouver des informations sur la mission. Nous avons tout d'abord l'obligation légale (article 7c, paragraphe 2, de la Wet allocatie arbeidskrachten door Intermediairs) de vous identifier. Nous pouvons également traiter votre BSN. Selon la loi, cela doit être fait avant la nomination pour la médiation. Il est bien sûr possible que vous ayez été inscrit au bureau d'embauche par votre employeur sans qu'aucune mission ne vous ait été proposée. Dans ce cas, il appartient à votre employeur de supprimer le profil, par exemple lorsque vous quittez votre emploi ou que vous effectuez une mission de longue durée ailleurs. Vous pouvez contacter votre employeur à cet effet. Si vous avez quitté votre emploi depuis lors ou si vous êtes confronté à une situation différente, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la rubrique Centre de contact. Nous avons également un intérêt légitime à veiller à ce que le fournisseur qui travaille avec nous puisse respecter ses engagements envers vous et à ce que vous puissiez être affecté à la mission souhaitée. Nous mettons toujours nos intérêts en balance avec les intérêts de la personne concernée en matière de protection de la vie privée. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette mise en balance des intérêts, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section "Centre de contact" de la présente déclaration de confidentialité. En outre, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel, qui réside dans la possibilité de fournir nos services habituels, d'exécuter les accords et les commandes des fournisseurs et des clients et de respecter les normes (de qualité) en vigueur sur le marché.

Ses objectifs sont les suivants

La possibilité de comparer rapidement les professionnels disponibles afin que la bonne personne arrive au bon endroit (intérêt légitime) ;
Pour être en mesure de fournir la bonne adéquation entre la mission du client et le professionnel le mieux adapté à cette mission (intérêt légitime) ;
pouvoir présenter et mettre rapidement des professionnels à la disposition des clients (intérêt légitime) ;
Conclure un accord avec des données correctes (qualité des données) lorsqu'une commande est passée, tant vis-à-vis du fournisseur que du client final.

Phase 3 : Lors de l'attribution du contrat
Lorsqu'une mission est attribuée, les données sont à nouveau vérifiées par HeadFirst Group. Si toutes les informations sont complètes et correctes, un contrat est conclu.

Ses objectifs sont les suivants

La conclusion d'un accord clair avec des données correctes (qualité des données) lors de l'attribution d'un contrat, tant vis-à-vis du fournisseur et/ou de l'entrepreneur indépendant que du client final.
Gestion des contrats, règlement financier et calcul des coûts et dépenses par HeadFirst Group.
Aider les professionnels, les clients et les fournisseurs à remplir leurs obligations administratives, notamment en leur fournissant les documents convenus (par exemple, une déclaration de paiement obligatoire, le respect des obligations fiscales ou un rapport d'audit) et en concluant les accords.
Maintenir le contact, répondre aux questions et aux demandes.
Offrir des services supplémentaires et améliorer les services. Nous pouvons traiter les données à caractère personnel relatives aux missions sur lesquelles vous avez été déployé afin d'effectuer des analyses et d'acquérir une meilleure connaissance du marché des professionnels indépendants dans le but de mieux adapter nos services à la demande (clients) et à l'offre (professionnels indépendants).
Respecter les lois et règlements, détecter, prévenir et combattre la fraude et les activités illégales.
Traitement des réclamations et des plaintes.
Respecter les jugements et ordonnances judiciaires et répondre aux demandes du gouvernement.
Respecter les obligations fiscales qui nous sont imposées ou qui sont imposées à nos fournisseurs/clients et limiter la responsabilité (en chaîne).
Veiller au respect de nos conditions d'utilisation et de nos accords.
Protéger nos activités, nos droits, notre sécurité et nos biens.

v Clients utilisant le bureau d'embauche

Lorsque les clients, qui souhaitent placer (ou ont placé) des missions sur le bureau de recrutement, s'inscrivent (ou se sont inscrits) sur le bureau de recrutement, les données à caractère personnel des employés des clients (en cas d'approbations/accords supplémentaires) peuvent être traitées. Si vous êtes une personne de contact d'un client, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes : votre adresse électronique, votre numéro de téléphone (mobile), votre mot de passe, votre numéro de profil et les données relatives aux contacts que vous avez eus avec nous. Ce faisant, HeadFirst Group a un intérêt légitime (pouvoir enregistrer soigneusement les informations requises). En outre, ces données servent à l'exécution du contrat. HeadFirst Group a également une obligation de rendre compte à son propre comptable et à l'administration fiscale au sens de l'obligation d'administration de l'article 2:10 du Code civil néerlandais.

Vous souhaitez faire une demande concernant vos données ? Dans ce cas, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées au point 2. Centre de contact.

v Dans le cadre d'un contrôle préalable à l'embauche

Pour certaines missions, nous procédons à un examen préalable à l'embauche. Nous le faisons à la demande du client, par exemple lorsque la législation l'exige (par exemple la loi sur la surveillance financière, Wft) ou parce que cela découle de la nature de la mission. Le cas échéant, nous vous informons que pour la mission pour laquelle vous (ou un employé ou un travailleur indépendant d'un fournisseur) êtes éligible, une vérification fait partie de la procédure de sélection et nous vous expliquons comment nous ou un tiers engagé par nous procéderons à la vérification.

Si un client indique qu'un filtrage est souhaité ou nécessaire, nous vérifions toujours la nature de la mission, la manière dont le filtrage doit être effectué et les intérêts légitimes du client. Nous mettons en balance les intérêts du donneur d'ordre et vos intérêts en matière de protection de la vie privée. Ce n'est que lorsque vos intérêts en matière de protection de la vie privée n'entrent pas en ligne de compte que nous procédons au filtrage.

Lorsque nous procédons à un filtrage, nous traitons des données relatives à votre aptitude, votre fiabilité et votre intégrité qui sont pertinentes pour l'exécution de la mission. L'importance de la vérification dépend de la mission, des exigences du donneur d'ordre et des exigences et obligations de la loi, même si ces exigences et obligations incombent au donneur d'ordre. En tout état de cause, nous pouvons vérifier les données introduites par vous ou par le fournisseur dans le cadre de l'examen préalable. En outre, en fonction de la nature de la sélection, nous pouvons traiter des informations provenant de références, d'anciens employeurs/clients, d'antécédents, de données relatives à des prestations antérieures, de suspensions ou de licenciements, d'un certificat de bonne conduite (VOG) ou d'une déclaration de non-opposition (VGB) et d'un aperçu des postes annexes.

En fonction de la nature de la sélection, nous fournissons des données personnelles vous concernant au mandant. Nous pouvons vous demander de remplir un formulaire de sélection fourni par le client. Les informations figurant sur le formulaire ne seront traitées qu'aux fins du déploiement avec le mandant mentionné sur le formulaire et seront partagées avec ce dernier, sauf accord contraire. Il est également possible que nous procédions à une sélection et que nous ne transmettions que le résultat positif de la sélection. Dans ce cas, nous ne partageons aucune autre donnée avec le donneur d'ordre. Ce que nous partageons dépend de la mission. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter la personne de contact associée à la mission.

4. Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées (finalités) ?

Outre les objectifs susmentionnés, les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes, le cas échéant :

Administration

Le groupe HeadFirst a une obligation de responsabilité et d'administration envers son propre comptable et les autorités fiscales au sens de l'article 2:10 du Code civil néerlandais. Cela comprend l'exécution et l'administration des accords à conclure et conclus, de tous les accords et de toutes les actions de paiement en vertu des accords conclus (obligation légale). Tous les documents relatifs à un accord font également partie de l'administration obligatoire.
HeadFirst Group est tenu, en vertu de l'article 7c de la loi Waadi, d'identifier un travailleur (potentiel) (obligation légale).

Services

Le service (principal) de HeadFirst Group (recherche, présentation et conclusion de contrats pour les clients et vice versa) commence par faciliter le bureau de recrutement et rendre accessible la place de marché en ligne qui y est liée. Ce faisant, HeadFirst Group facilite la création d'un profil par le travailleur indépendant ou le fournisseur. Le traitement de ces données à caractère personnel a pour but de permettre à HeadFirst Group d'offrir ses services et au travailleur indépendant/fournisseur/client de les utiliser (intérêt légitime).
Pour pouvoir comparer, présenter et mettre à disposition rapidement les bons candidats pour une mission du client (intérêt légitime).
pouvoir assurer la gestion des comptes et le traitement des questions, demandes, réclamations et plaintes des professionnels, des clients et des fournisseurs (intérêt légitime et, le cas échéant, exécution du contrat).
Pour HeadFirst Group, la qualité des données est importante (à la fois pour ses clients et pour la conclusion de contrats corrects), c'est pourquoi la vérification des comptes fait partie du service. En particulier lorsqu'une offre concrète est faite, HeadFirst Group effectue une vérification de l'exhaustivité des données. L'objectif est de conclure un contrat avec des données correctes (qualité des données) lorsqu'une mission se présente. L'exécution et l'administration de tous les actes, accords et arrangements liés à la conclusion d'un contrat en font partie (intérêt légitime).
Exécution de la gestion du contrat, du traitement financier et du calcul des coûts et dépenses par HeadFirst Group (exécution de l'accord).
Enregistrement et fourniture de services par HeadFirst Group aux professionnels, clients et fournisseurs (exécution du contrat).
Aider les professionnels, les clients et les fournisseurs à se conformer aux obligations administratives, telles que la fourniture des documents convenus (par exemple, une déclaration de paiement obligatoire, la conformité historique avec les obligations fiscales ou un rapport d'audit) et la conclusion des accords (exécution d'un accord).
Offrir des services supplémentaires et améliorer les services. Nous pouvons traiter des données à caractère personnel relatives aux missions sur lesquelles vous avez été affecté afin d'effectuer des analyses et d'acquérir une meilleure connaissance du marché des professionnels indépendants, dans le but de mieux adapter nos services à la demande (clients) et à l'offre (professionnels indépendants) (intérêt légitime et exécution d'un accord, le cas échéant).
Protéger nos opérations, nos droits, notre sécurité et notre propriété (intérêt légitime).
respecter ses obligations à l'égard du client, par exemple en procédant à un examen préalable à l'embauche (exécution du contrat).

Marketing

Informer sur les services fournis par HeadFirst Group et ses partenaires et sur les développements pertinents du marché (consentement).
Marketing et promotion de nos services et mesure de leur efficacité (lettres d'information) (consentement et intérêt légitime).
Collecte de commentaires via Ratecard.io (déclaration de confidentialité disponible à l'adresse www.ratecard.io).

Conformité et sécurité

Respect des lois et règlements, détection, prévention, enregistrement et lutte contre la fraude et les activités illégales (obligation légale et intérêt légitime).
Respecter les jugements et ordonnances judiciaires et répondre aux demandes du gouvernement (intérêt légitime).
Le respect des obligations fiscales qui nous incombent ou qui incombent à nos fournisseurs/clients et la limitation de la responsabilité (de la chaîne) (intérêt légitime et obligation légale, à trouver dans le règlement d'application sur l'utilisation obligatoire du BSN, article 1 sub b).
Contrôle interne et sécurité. Prévenir, détecter et enquêter sur d'éventuelles violations de notre sécurité (intérêt légitime).

5. Qu'est-ce qui rend les traitements licites au regard de la loi ?

Certaines de nos opérations de traitement sont basées sur le fait que nous sommes obligés de traiter vos données en vertu de la loi. En outre, nous limitons activement la quantité de données (par exemple en réduisant la collecte de données à ce qui est nécessaire par étapes). Nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel que nous traitons contre toute modification indésirable, perte ou utilisation illégale. Par exemple, nous sécurisons nos systèmes et nos applications conformément aux normes applicables en matière de sécurité de l'information (ISO27001). Nous avons également conclu des accords avec nos prestataires de services et leur avons demandé de mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates.

6. Qui a accès à vos données personnelles ?

Nos employés ont accès à vos données personnelles sur la base du besoin de savoir. Cela signifie également que les employés de nos entités affiliées peuvent avoir accès à vos données personnelles dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir nos services.

Dans certains cas, nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers. Nous ne le faisons que lorsque cela est nécessaire pour nos services et les objectifs décrits dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous pouvons partager des données à caractère personnel au sein de notre groupe avec des entités affiliées, qu'elles soient ou non considérées comme des responsables conjoints du traitement. En outre, nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les successeurs légaux (prévus) et les entités potentielles et nouvelles du groupe et/ou leurs actionnaires lorsqu'ils ont l'intention de coopérer avec nous ou de continuer à fournir nos services.
Nous pouvons divulguer des données à caractère personnel aux entités avec lesquelles vous concluez un accord lié à votre engagement dans une mission et résultant de votre utilisation du bureau de recrutement.
Nous pouvons partager les données personnelles des professionnels avec nos clients et éventuellement avec le fournisseur par lequel le professionnel est enregistré dans le bureau de recrutement. Ces parties sont considérées comme des contrôleurs de données indépendants.
Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des prestataires de services avec lesquels nous travaillons et qui sont considérés comme des contrôleurs de données indépendants, tels que des prestataires de services financiers, des conseillers juridiques, des consultants, des auditeurs et des fournisseurs de crédit et de sécurité. Nous examinons toujours à l'avance les données à caractère personnel qu'il est nécessaire de fournir à ces prestataires de services dans le cadre de leurs services. Si nécessaire, nous concluons des accords supplémentaires sur la répartition des responsabilités.
Nous faisons appel à des prestataires de services, par exemple pour gérer le bureau de recrutement et pour l'hébergement. Nous utilisons notamment le système de gestion des fournisseurs de Netive VSMs BV et Salesforce.com Inc. Nous faisons également appel à des prestataires de services qui vérifient votre identité en notre nom et nous utilisons des solutions logicielles qui permettent le traitement automatisé des CV et la mise en correspondance des CV et des missions. Dans la mesure où ces prestataires de services traitent des données à caractère personnel en notre nom en tant que sous-traitants, nous définissons les modalités dans un accord de sous-traitance.
Nous ne partageons les données à caractère personnel avec les régulateurs, les autorités fiscales et les organismes d'enquête que si et dans la mesure où nous sommes légalement tenus de le faire.

7. Traitons-nous des données en dehors de l'EEE ?

Non, nous traitons vos données personnelles en principe dans l'Espace économique européen (EEE). Nous utilisons des serveurs situés en Europe et les sociétés de notre groupe sont situées dans l'EEE. Comme nous pouvons faire appel à des sous-traitants dont le siège est situé en dehors de l'EEE, il n'est pas exclu que nous partagions directement ou indirectement des données à caractère personnel avec des organisations situées en dehors de l'EEE. Dans la mesure où c'est le cas, nous prenons des mesures appropriées pour légitimer ce traitement, notamment en concluant un accord de transfert basé sur des clauses contractuelles types (CCN) approuvées par la Commission européenne. Si nécessaire, nous prenons des mesures supplémentaires pour garantir un niveau de protection adéquat. Si vous souhaitez en savoir plus sur le transfert de données à caractère personnel et sur la manière dont il est légitimé, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la présente déclaration de confidentialité.

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données du bureau de location
Tant que l'indépendant ou le fournisseur entretient une relation contractuelle avec HeadFirst Group, y compris en utilisant le service de location, HeadFirst Group conserve les données à caractère personnel. Après la fin de cette relation (c'est-à-dire lorsque le fournisseur ou l'indépendant s'est désinscrit, a supprimé son profil et ne travaille plus avec HeadFirst Group), HeadFirst Group peut conserver les données personnelles pendant 7 ans au maximum, à moins qu'une conservation plus longue ne soit requise, par exemple, aux fins d'obligations fiscales ou de poursuites civiles. Le travailleur indépendant et/ou le fournisseur peut à tout moment supprimer son propre profil et le profil d'un employé du fournisseur via le Hiring Desk. Le profil ne peut pas être supprimé (complètement) s'il n'y a que des accords dont l'ancienneté est comprise entre zéro et sept ans et/ou s'il y a des accords ou des offres en cours et/ou futurs.

Le groupe HeadFirst applique en outre les règles empiriques suivantes :

Nous conservons les accords commerciaux et la correspondance y afférente pendant sept ans après la fin de la relation contractuelle, à moins qu'ils ne fassent encore l'objet d'un litige ou d'une procédure.
Nous conservons les données personnelles relatives à la vérification de votre identité pendant sept ans après la fin de notre relation commerciale.
Nous conservons les données d'abonnement aux bulletins d'information jusqu'à ce que vous vous désabonniez, avec un maximum de deux ans après la fin de notre relation commerciale.
On examinera toujours si le traitement (plus long) des données à caractère personnel est nécessaire. Si ce n'est pas le cas, les données à caractère personnel concernées seront supprimées.
Nous conservons les plaintes, la correspondance relative aux litiges et les rapports d'incidents pendant sept ans après leur traitement complet. Nous conservons les documents relatifs à la paie et aux salaires pendant sept ans.

Pour les périodes de conservation des cookies, veuillez vous référer à nos déclarations sur les cookies sur les sites web.

9. Quels sont vos droits ?

En vertu de la législation sur la protection de la vie privée, vous disposez d'un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel et leur traitement. Vous pouvez faire valoir vos droits en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la présente déclaration de confidentialité sous la rubrique "Qui sont les responsables du traitement". Nous évaluerons votre demande et y donnerons suite dans un délai d'un mois. Si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande, nous vous informerons dans un délai d'un mois que nous aurons besoin de deux mois supplémentaires. Il se peut que nous vous posions des questions supplémentaires en réponse à votre demande afin d'établir votre identité ou de vous demander de préciser votre demande.

Droit d'accès
Vous avez le droit de savoir si nous traitons vos données à caractère personnel. Dans l'affirmative, vous avez le droit d'accéder à ces données à caractère personnel et de recevoir des informations supplémentaires sur le traitement de vos données à caractère personnel. Si vous êtes un fournisseur ou un professionnel indépendant, vous pouvez consulter vos données à caractère personnel de manière simple et claire en vous connectant à la plateforme. Si vous souhaitez obtenir un aperçu plus complet ou plus d'informations sur le traitement des données, veuillez nous envoyer une demande d'inspection.

Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier les données personnelles inexactes ou incomplètes. Vous pouvez également compléter vos données personnelles. Si vous avez accès au guichet de recrutement en tant que professionnel indépendant, vous pouvez compléter ou modifier vos données à caractère personnel ici. Vous n'avez pas accès au guichet de recrutement ? Contactez la partie qui a introduit vos données. Vous ne trouvez pas de solution ? Contactez alors les coordonnées indiquées au point 2 de la présente déclaration de confidentialité.

Droit à l'oubli
Vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos données dans certaines circonstances. À votre demande, nous supprimerons vos données à caractère personnel lorsque leur traitement n'est plus nécessaire. Si vous avez accès au bureau de recrutement en tant que professionnel (indépendant), vous pouvez supprimer les données à caractère personnel qu'il contient.

Droit à la limitation
Dans certains cas, vous avez le droit de faire limiter le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple si vous estimez que vos données à caractère personnel sont inexactes. Si nous accédons à votre demande de limitation, nous ne pouvons plus traiter vos données à caractère personnel pendant la durée de la limitation.

Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine, et vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un accord.

Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel sur la base des intérêts légitimes de HeadFirst Group. HeadFirst Group ne traitera alors plus les données à caractère personnel, à moins que nous puissions démontrer qu'il existe des motifs de traitement qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés ou qui sont liés à la constatation, à l'exercice ou au soutien d'un droit en justice.

Staffing Management Services B.V.